Kwestia biznesowego zarządzania zawartością (ang. ECM - enterprise content management) w oparciu o sieciowe systemy informatyczne zazwyczaj kojarzona jest z dużymi czasochłonnymi wdrożeniami wymagającymi znaczących środków finansowych. W związku z tym często tematykę ECM rezerwuje się dla dużych firm i instytucji.
Jednak coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw boryka się z problemem np. ujednoliconej komunikacji pomiędzy pracownikami, tworzenia baz powszechnie używanych dokumentów i wzorców dokumentów, tworzenia bazy wiedzy o najważniejszych kwestiach dotyczących działalności biznesowej. Wiele firm posiłkuje się uporządkowanymi procedurami przesyłania wiadomości email, współdzieleniem zasobów dyskowych itp. Jednak trudności w strukturalnym uporządkowaniu takich centrów informacji, a w szczególności trudności w ich przeszukiwaniu odkrywają słabości takich rozwiązań.
Z pomocą mogą przyjść proste portale intranetowe dostępne dla zalogowanych pracowników firmy. Uporządkowana struktura treści i dokumentów dostępna według określonego modelu uprawnień, łatwość dodawania (publikowania) nowych treści, wewnętrzne forum, repozytorium dokumentów to tylko niektóre z udogodnień wynikających z wdrożenia nawet prostego serwisu intranetowego.
Wdrożenie prostego portalu intranetowego to oszczędność czasu potrzebnego na poszukiwanie dokumentów, plików i informacji.